MATERI MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

KD 1: Memilih Peralat

Indikator:

1. Pemilihan peraltan atau sumber daya untuk melaksankan tugas diidentifikasikan dengan benar
2. Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh
3. Peralatan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan

Materi:

PERBEKALAN TATA USAHA

1. Pengertian Tata Usaha

Tata tempat/gudang atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang.usaha adalah

2. Perbekalan Tata Usaha

A. Pengertian Perbekalan

Perbekalan kantor adalah semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam proses kegiatan kantor. Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai pendukung pelaksanaan tugas.

B. Tujuan Perbekalan

Aktifitas perbekalan didalam organsasi mempunyai beberapa tujuan antara lain:

a. Meningkatakan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas-tugas pokok organisasi

b. Mengetahui barang perlatan yang rusak dan tidak bisa diperbaiki sehingga harus dimusnahkan atau yang rusak ttapi masih dapat diperbaki,

c. Mengetahui barang peralatan milik organisasi secara up to date melalui daftar inventaris barang.

C. Fungsi-Fungsi Perbekalan

1. Fungsi pengadaan

Ada empat factor yang perlu diperhatikan dalam alasan pengadaan barang

a. Fungsi fungsional

b. Fungsi Ongkos

c. Faktor standarisasi

d. Faktor prestis

2. Fungsi INventarisasi

3. Fungsi PEnggunaan dan Pemeliharaan

4. Fungsi Pengiriman/Pemindahan

5. fungsi Penyimpanan

6. Fungsi penyingkiran dan Penghapusan barang

7. Fungsi Pengendalian

MESIN-MESIN KANTOR

Untuk menunjang kelancaran kegiatan kantor diperlukan peraltan dan perlengkapan kantor yang memadai perlatan kantor adalah barang-barang penunjang kegiatan kantor yang tidak habis dalam satu kali pemakaian, seperti mesin kantor, perlatan komunikasi, dan peraltan presentasi. Contoh mesin kantor adalah computer, mesin tik, mesin foto kopi, risograf, mesin stensil dll. Sedangkan contoh peraltan komunikasi adalah seperti telepon, ponsel. Fximile dll. Contoh peraltan presentasi adalah LCD Projektor, OHP, microphone, laptop dll.

MENGIDENTIFIKASI BAHAN, ALAT, DAN PERABOT YANG AKAN DIGUNAKAN DALAM BEKERJA

1. Meja Kantor

Menurut the Liang Gie, meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarata sebagai berikut:

a. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak meyilaukan mat apegawai yang memakainya.

c. Luas meja tidak terlampau berlebihan

Ukuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Meja Karyawan

Idealnya ukuran 120 x 80 cm. Disamping itu ada meja kayawan yang l;ebih besar yaitu 160 x 80 cm.

2. Meja Pimpinan

Meja pimpinan berukuran 130x 80 cm atau plaing besar 150 x 90 cm.

2. Kursi Kantor

Menurut Ralp Barnes yang diterjemahkan oleh The Liang GIe kursi yang baik mempunyai syarat sebagai berikut:

1. Kursi terebut dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocokbagi pegawai yang memakainya
2. Kursi tersebut dibuat secara kokoh
3. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang
4. Kursi itu mempunyai penyangga belakang shingga dapat menunjang tulang punggung karyawan

3. Rak Surat

Untuk memudahkan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan surat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang digunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempat penyimpanan surat berbentuk kotak (box file) dan lemari arsip (filling cabinet)

4. Mesin Penghancur Kertas

Dewasa ini mesin penghancur kertas telah menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat bersih dan sangat efisisen untuk pemusnahan dokumen-dokumen yang tidak terpakai

KD 2

MENGOPERASIKAN PERALTAN KANTOR

Indikator:

1. Peraltan dipergunakan sesuia prosedur pemakian dan instrusi penggunaan
2. Kerusakan diidentifikasi secara benar dn mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi
3. Perbaikan diluar kewenagan harus dilaporkan kepada orang ynag berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

1) ALAT KOMUNIKASI

1. Aiphone

Yaitu suatu alat komunikasi yna dapat menghibungkan ruang satu dengan ruang lainya.

Cara mengoperasikan:

1) Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting

2) Angkat gagang telepon

3) Tekan tombol rungan yang dituju

4) Gunakan bahas ayang sopan

5) Suara harus jelas

6) Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih

7) Letakkan kembali gagang telepon

2. Telepon

Cara menangani telepon masuk:

1. Segera dijawab tidak melebihi dering ke 3

2. Angkat gagang telepon dengna tangan kiri

3. Sebut nama perusahaan dan tawarkan bantuan

4. Berusaha mendengarkan dengna baik

5. Catat semua hal penting

6. Setelah selesai seorang sekretaris jangan mematikan telepon terlebih dahulu.

7. Letakkan handset pada tempatnya

3. Telepon Genggam (Ponsel)

Cara pemgopersian ponsel dapat anda lihat pada user manual yang disertakan bersama dengan ponesl yang dibeli. Cara pengoperasian dan fasilitas yna dimiliki oleh ponsel masing-masing jenis dan merk berbeda

4. Faximile

Yaitu alat untuk mengirim data dolkumen yang sama dengan aslinya baik berupa tulisan maupun gambar dalam waktu yang singkat

1. Mesin fax Panasonic KX-F 2090

Tombol-tombol penting:

a. Swich on –off

Untuk menghidupkan dan mematikan mesin

b. Masukan (out ging message)

1) Tekan tombol out gong message (OGM) recording

2) Bicara, jika anda ingin kirim faks dapat langsung tekan startm jika ingin bicara stelah nada beep terdengar

3) Setelah selesai tekan tombol OGM recording hasilnya lampui alarm akan mati

4) Memo two way, merekam pembicaraan telepon 2 arah

5) Paly back, mendengar lkembali rekaman yang dibuat

c. Flash

Tombil ini digunakan untuk mendapatkan lkembali nada psan

d. Redial

Untuk mengulang kembali nomor telepon yang terakhir dihubungi

e. Monitor

Untuk mendengar nada telepon sebelum menelpon ke luiar dan jika kita tekan pada aat faks sedang berlangsung berarti kita dapat melakukan pe,bicaraan telepon dengan rekan setelah proses faks selesai

f. Program 7 set

Untuk membuat program.

g. Stop

Untuk menghentikan pengoperasian mesin

h. Start/copy

Dengan menekan tombol ini kita siap menerima dan mengirim fakls/mengkpoy

i. Lampu-lampu

j. Resolution

k. Light Original

l. Polling

m. Tombol penerima

n. LTD

o. Swiotch ringer

p. Switch volume

Cara pengoperasian:

1) Fotokopy:

a. Masukkan data yang hendak dikopy dengan posisi terbailik

b. Pilih resolusi yang diinginkan

c. Tekan tombol start

2) Mengirim

a. Masukkan data yang hendak dikirim dengan posisi terbalik

b. Tekan tombol monitor

c. Tekan tombol nomor yang dituju

d. Setelah mendengar sinyal lawan. Tekan start

3) Menerima

a. manual: setelah mendengar sinyal faks. Tekan start

b. Automatic: etel posisi receiving mode ke TAD fax atau fax

2. MESIN PENGGANDA

Mesin ini berfungsi untuk menggandakan dokumen. Yang termasuk dalam mesin penggandaa adalah mesin stensil dan mesin foto kopi dan Risograf

a. Mesin stensil

Langkah-langkah pengoperasian:

1) Master yang sudah disediakan dimasukkan kedalam roll

2) Tinta diberi air kemusisan dimasukkan kedalam tempat tinta pada mesin stensil

3) Masukkan kertas pada tempat kertas

4) Putar handle sekali atau dua kali untuk meliohat hasil stensil

5) Tentukan jumlah yang dikehendaki

6) Jika menggandakan naskah menggunkan mesin manual, cara pemutaran menggunakan engkol, sedangakan jika menggunakan mesin semi elektrik trkan tombol on-low

b. Foto kopi

Langkah-langkah pengoperasian

1) Masukkan tinta ke developer unit

2) Tekan tombol on/off dengan posisi on

3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

4) Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

5) Hitung jumlah kertas yang dikopi

c. Risograf

Cara Pengoperasian

1) Cek tinta yang terapat pada mesin riso

2) Sambungkan msian dengan catu daya listrik

3) Masukkan naskah ke master

4) Pososkan lampu petunjuk pada posisi M

5) Tekan tombol pencetak master

6) Atur posisi naskah

7) Tekan tombol angka untuk kebutuhan pencatakan

8) Rapikan hasil cetakan

9) MAtikan mesin

10) Bersihkan debu-debu

11) Tutup kembali mesin riso dengan alat pemgamnnya

MESIN PENCATAT DATA

a. Tape Recorder

Yaitu suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan m,enggunkan pita perekam sebagi media pemyimpananya.

b. Dictaphone

Yaitu alat pendikte yang digunkan oleh pimpinan dalam proses pembuatan surat yanbg akan dibuat oleh stafnya.

c. Transciber

Yaitu suatu alat yang dapat menterjemahkan bagasa. Apabila alai ini digukanan maka poihak penerima informasi langsung dapat mendengar lawanya sesuai bahasa yang diinginkan.

ALAT BANTU PRESENTASI

1. OHP

Cara Pengoperasian

a. Siapkan ringkasan materi yang akan dipresentasikan

b. PErika catu daya listrik

c. Atur Fokus

d. Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP

e. Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of

f. Gunakan seperlunya

g. JIka sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol om_of, lepaskan dari catu daya listrik

h. LCD Proyektor

i. Letakkan LCD pada tempatnya

j. Buka tutup lensa

k. Atur focus LCD

l. Tekan tombol power pada remote control

m. Nyalakan computer

n. JIka sudah selesai matikan

2. Microphone

Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam.

3. mesin Ketik

Mesin ketik ditinjau dari cara kerjanya terdiri dari 3 macam yaitu”

1. Mesin ketik manual

2. Mesin ketik Elektrik

3. Mesin Ketik Elektronik

KD 3

Memelihara Peraltan kantor

Indikator:

1. Perlatan atau sumber daya diperlihara sesuai instruksi penggunaan
2. Pemeliharaan dilakukan agar pelatan memenuhi persyaratan pabrik
3. Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan

KEAMANAN, KESEHATAN, DAN KESELAMATAN KERJA

1. Pengetian Keamanan, Kesehatan, dan Keselamatan Kerja

Keamanan kerja adalah unsure-unsur penunjang yang mendukung terciptanya suasana kerja aman, baik meteril maupun nonmaterial.

Kesehatan kerja adalah bagaian dari ilmu kesehatan sebagai unsure yang menunjang jiswa dan lingkungan kerja sehat. Kesehatan kerja meliputi kesehatan jasmani dan rohani.

Pengertian keselamtan kerja tidak dapat didefinisikan secara etimologis sebagaimana ilmu-ilmu yang lain. Keselamatan kerja hanya dapat disekripsikan ebagai keadaan dimana sesorang merasa aman dan sehat dalam tugasnya.

2. Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja

Tujuan Kemanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah demi terciptanaya keselamatan karyawan saat sedang bekerja dan seteleah bekerja.

Berikut ini keuntunagna K3 bagai perusahaan:

1. Meningkatakan kinerja dan omset penjualan
2. Mencegah terjadinya kerugian (total loss control minimum)
3. Memelihara sarana dan prasarana perusahaan

Keuntungan K3 bagi karyawan

1) Mneingkatakan kesejahteraan rohani dan jasmani karyawan

2) Meningkatkan penghasilan karyawan dan penduduk sekitarnya

3) Untuk kinerja yang berkesinambungan

3. Langkah-langkah Perawatan Umum Mesin/Alat

a. Perawatan Mesin Ketik

1) Menjaga Kebersihan Mesin Ketik

2) Pemberian Minyak Mesin Ketik

3) Mengangkat atau Memindahkan Mesin ketik

4) Pemeliharaan pita

b. Pemeliharaan Telepon Genggam

1) Pastikan perangkat dalam keadaan kering

2) Jangna gunakan atau jangan simpan prangakat ditempat yang berdebu dan kotor

3) Jangan simpan perangkat ini ditempat yang panas

4) Jangan simpan prngakt ini di tempat dingin

5) Jangan coba membuka pernagkat selain yang diperintahkna dalam buku petunjuk

6) Pastikan agar aprangkat tidak terjatuh, terbentur atau tergunjang

7) Jangan gunakan bahan kimia untuk membrsihkan pernagakat

8) Jangan cat perangkat

9) Gunakan hanya antenna pengganti yang sudah disediakan atau direkomendasikan

10) Gunakan pengisi daya didalam ruangan

11) Sebelum perangkat dikirim kepuat layanan, buat salinan data cadangan yang akan anda simpan.

c. Perawatan dan PEmeliharaan Mesian Stensil

1) Bersihkan casing

2) Jika pekerjaan penggandaan naskah telah usai, semua peraltan dibersihkan

3) Apabila mesin stensil tersebut telah bersih, posisikan tempat kaset dan copy tray pada tempat semula

4) Langkah terskhir mesin stensil dituutp dnegan bahan yang terbuat dari kain, tidak dibenarkan dituutp dengna bahan plastic

d. Perawtan Mesin Fotokpoy

1) Bersihkan cover-cover agar mesin fotokopi dalam keadaan bersih dansehat

2) Kalau kaca kotor bersihkan memakai alcohol

3) Cek selalu kertas dan tinta apabila bahan-bahan tersbeut telah habis, jika tidak memungkinkan lakukanlah tambahan bahan:

4) Bersihkan transfer bawah

5) Lampu tidak boleh dicabut selamanya, kesuali apasbila ada perpindahan tempat, asalkan tidak meleati batas waktu 2 kali 24 jam

e. Pemeliharaan Mesin Faksimil

1) Membersihkan Prin head

a) Lepaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanna

b) Bukalah penutup atas dengan mengangkat pengungkit (lecer) ke sebelah kanan penutup atas (top cover)

c) Angkat printcartridge-nya

d) Bersihkan printhead mesin anda dengan menggunakan kain halus atau kasa yang diberi cairan alkoholisoprofil

e) Tunggu sampai alhokol diprint head benar-benir keirng

f) Pasang kembali print cartridge

g) Tuutp penutup atas, dan tekan kedua sisi top cover sampai berbunyi “klik”

2) Memberihkan Scanner

a) LEpaskan kabel telepon dan kabel power untuk keamanan

b) Bukalah penuutp atasdengan menekan ujung kanan mesin anda

c) Bersihkan white film dan strip kaca dengan menggunkaan kain halus yang diberi alcohol, hati-hati jangan melipat white film atau menjatuhkan apapun kedalam mesin faks

d) Tutup kembali top cover

3) Memasang Tinta

a) Bukalah penutup atas dengan ujung kanan mesin anda

b) Lepskalah penutup atas dengan ujung kana mesin anda

c) Lepaskanlah print catridge yang berisi tinta dengan membalik gear biru berada disudut kanan atas

d) Tutup kembali top cover

SOAL-SOAL

KD 1

1. Orang-orang yang bekerja sama untuk mencapaio tujuan yang diinginkan perlu ditafsirkan suatu wadah yang disebut

a. Administrasi

b. Manajemen

c. Kepemimpinan

d. Organisasi

e. Leadership

2. Orang-orang yang menentukan tujuan, membuat kebijakan memberikan garis-garis besar yang akan dipakai sebagai pedoman pokok dalam melaksanakan kegaitan-kegaitan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan disebut

a. Administrator

b. Manajer

c. Kepala bagaian

d. Kepala unit

e. Staf

3. Rangkaian kegaitan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama disebut

a. Ketatausahaan

b. Tata usaha

c. Office work

d. Clerical work

e. Organisasi

4. Untuk melayani pekerjaan operasional dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan sehingga memudahkan penyelesaian pekerjaan adalah

a. pengertian ketatausahaan

b. Peranan tata usaha

c. Fungsi tata usaha

d. Kedudukan tata usaha

e. Tugas tata usaha

5. Perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal yang mmepunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci) dan diam dirempat adalah pengertian perbekalan kantor menurut:

a. Prof. Prajudiadmosudirjo. SH

b. Prof. Dr. Buchori Alma

c. Prof. The Liang Gie

d. Prof.Dr P. Siagaan,. MPA

e. Prof. Dr. BuchoriAlma

Kd 2

1. Mesin-mesin kantor yang dapat dipergunakan untuk menggandakan naskah atau dokumen adalah

a. LCD Projektor

b. Microphone

c. Laptop

d. Risograf

e. Mobile Phone

2. Meja adalah salah satu dari perabot kantor, meja kantor yang dipakai oleh pimpinan adalah berukuran

1. 130 X 80 cm
2. 120 X 80 cm
3. 100 X 70 cm
4. 100 X 80 cm
5. 90 X 70 cm

3. Kursi yang baik adlah kursi yang dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi karyawan yang memakainua, dibuat scara kokoh sesuai dengan bentuk badan orang, mempunyai penyangga blakang, adalah pengertian menurut

1. Drs. The Liang Gie
2. Prof. Ralp Barnes
3. Prof. SP. Siagianm MPA
4. Prof. Prajudiadmosidirjo
5. Prof Sujudi

4. Yang tidak termasuk benda perlatan kantor adalah

1. Papan tulis
2. Almari
3. Meja kursi
4. Telepon
5. Mesin ketik

5.Fungsi perbekalan yang dilakukan oleh bagiaan pengadaan, bertugas dalam bidang pengembangan dan pengawasan trhadap system perbekalan, antra lain seagai berikut, kecuali:

1. Kebijakan
2. Taa usaha
3. Standarisasi
4. Biaya material
5. Produksi

Kd 3

1. Alat komunikasi yang dapa menghubungkan antar aruang satu dengan ruang yang lain pada kantor sipil maupun militer, serta dihubungkan dengan jaringan kabel antar ruangnya disebut

a. aiphone

b. telepon

c. mobile phone

d. OHP

e. LCD

2. Langkah-langkah memsang kartu SIM dan baterai pada mesin mobile phone (ponsel) adalah sebagai berikut, kecuali

a. melepas penutup belakang telepon

b. Keluarkan baterai dengan mengangkatnya

c. Angkat kartu sim dengna hati-hati

d. Masukkan katu sim dan baterai kemusian luruskan penutup belakang

e. Mengisi voucer

3. Menu mencatat panggilan tidak terjawab, panggilan masuk dan keluar serta perkiraan lama panggilan anda terdapat pada

a. pesan

b. Register

c. Profil

d. Pengaturan

e. Df. Agenda

4. Alat untuk mengirim data/dokumrn yang sama dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam jangka waktu singkat adalah

a. faximile

b. fotokopi

c. LCD

d. Aiphone

e. risograf

5. Alat dan bahan yang perlu dipersiapkan untuk menggandakan dokumen pada mesin stensil adalah sebati berikut, kecuali

f. roll

g. Master

h. Tinta

i. Kertas

j. Air biasa